Mỗi công ty quản lý tòa nhà đều có đội ngũ nhân lực lớn. Các bộ phận nhân sự có trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ khác nhau và mỗi công việc đòi hỏi quy trình và yêu cầu chất lượng khác nhau. Do đó, tài liệu quản lý vận hành tòa nhà là cần thiết cho tất cả các cá nhân và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Hôm nay VSC Central sẽ giới thiệu đến bạn bộ tài liệu quản lý tòa nhà chi tiết nhất, cùng xem bài viết nhé!
Công việc quản lý tòa nhà, chung cư là gì?
Công việc quản lý tòa nhà, chung cư là các hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà, chung cư nhằm đảm bảo an toàn, tiện nghi, sạch sẽ, và hiệu quả cho cư dân. Các nhiệm vụ của công việc này có thể bao gồm quản lý hồ bơi, phòng gym, khu vực giải trí, vận hành thang máy, hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, quản lý bảo trì và sửa chữa, giải quyết các vấn đề về an ninh và hậu cần, và giải quyết các vấn đề liên quan đến các cư dân trong tòa nhà, chung cư.
Công việc quản lý tòa nhà, chung cư đòi hỏi sự am hiểu về kỹ thuật, quản lý, và giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời còn yêu cầu sự tương tác, giao tiếp tốt với cư dân và các bên liên quan khác.
Ở Việt Nam, nhu cầu về nhà ở và mặt sàn kinh doanh đã tạo ra một sự gia tăng mạnh mẽ về số lượng chung cư, tòa nhà văn phòng và tòa cao ốc. Thị trường bất động sản ngày nay đang tạo ra rất nhiều cuộc đua khốc liệt giữa các chủ đầu tư và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà.
Trong tất cả các yếu tố này, việc quản lý tòa nhà đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Quản lý tòa nhà có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của cư dân sống trong chung cư hay chất lượng của mặt bằng cho thuê của các doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta cần hiểu rõ hơn về việc quản lý tòa nhà là gì.
Theo các bộ tài liệu quản lý tòa nhà, đó là một ngành dịch vụ trung gian giúp cho việc sử dụng, khai thác và vận hành tòa nhà diễn ra an toàn, hiệu quả và ổn định nhất. Cụ thể hơn, đơn vị quản lý tòa nhà sẽ đại diện cho chủ đầu tư và cộng đồng cư dân để quản lý mặt bằng, quản lý tài chính, quản lý dịch vụ, quản lý nhân sự, quản lý nhà thầu và quản lý báo cáo.
Các tòa nhà đều có những đặc thù quản lý riêng, vì vậy công việc quản lý tòa nhà đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo và trách nhiệm cao. Những người làm trong lĩnh vực này phải có khả năng tổng quát và tỉ mỉ. Có các biểu mẫu quản lý tòa nhà để hướng dẫn mọi hoạt động liên quan đến việc quản lý tòa nhà.
Quy trình quản lý tòa nhà gồm những gì?
Các giáo trình quản lý tòa nhà đang được lưu hành trên thị trường đều đồng ý về quy trình quản lý tòa nhà, bao gồm các nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Đầu tiên là quản lý tài chính. Công ty quản lý tòa nhà cần đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc quản lý số tiền phí dịch vụ mà khách hàng đóng định kỳ hàng tháng. Đồng thời, công ty cần lên kế hoạch chi tiêu để sử dụng khoản tài chính đó một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động trong tòa nhà.
- Thứ hai là quản lý nhân sự. Ban quản lý tòa nhà cần tuyển dụng và phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận nhân sự. Đồng thời, ban quản lý cần giám sát và đốc thúc quá trình làm việc của từng đội ngũ nhân sự để đảm bảo chất lượng và hiệu suất làm việc cao nhất.
- Thứ ba là quản lý khách hàng. Ban quản lý tòa nhà cần chăm sóc khách hàng một cách chu đáo, lắng nghe và tiếp nhận ý kiến của khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc và xử lý kịp thời những kiến nghị của khách hàng. Quản lý khách hàng giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ đầu tư và khách hàng.
- Cuối cùng là bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật. Công việc này nhằm đảm bảo hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà hoạt động an toàn, hiệu quả và thông suốt. Từ đó, việc khai thác và sử dụng tòa nhà đạt hiệu quả cao nhất.
Những tài liệu cần thiết cho công ty quản lý tòa nhà
Việc quản lý tòa nhà là một công việc phức tạp và đòi hỏi đội ngũ cán bộ, nhân viên hoạt động trong lĩnh vực này phải được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc quản lý và vận hành tòa nhà. Vì vậy, những giáo trình về quản lý tòa nhà là rất quan trọng.
Dưới đây là danh sách tài liệu mà mọi cá nhân, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này nên tham khảo:
Tài liệu về quản lý hợp đồng thuê
- Quy trình quản lý hợp đồng thuê gồm kế hoạch thanh lý và sổ theo dõi thông tin khách hàng.
- Quy trình triển khai hợp đồng thuê gồm: Biên bản bàn giao mặt bằng; biên bản kiểm tra sửa chữa nội thất; biên bản triển khai quy định tòa nhà.
Tài liệu về quản lý khách hàng
- Quy định quản lý và sử dụng phòng họp gồm sổ theo dõi phòng họp.
- Quy định đánh giá sự thoả mãn của khách hàng gồm: Phiếu thu thập ý kiến khách hàng; hiếu tổng hợp ý kiến khách hàng.
- Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng gồm: phiếu xử lý khiếu nại khách hàng; phiếu tổng hợp khiếu nại khách hàng.
- Quy định trang trí và marketing của khách hàng.
- Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng.
- Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng.
- Quy định quản lý tài sản của khách hàng.
- Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng.
- Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng.
- Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà.
Tài liệu về quản lý an ninh tòa nhà
Để đảm bảo an ninh tại tòa nhà, giáo trình vận hành tòa nhà cần có những tài liệu quản lý an ninh đầy đủ và chi tiết sau đây:
- Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà, bao gồm hướng dẫn sử dụng bình PCCC và danh mục dụng cụ PCCC thường dùng.
- Quy định tuần tra của bộ phận bảo vệ, bao gồm kế hoạch tuần tra.
- Quy định về huấn luyện an toàn và PCCC, bao gồm kế hoạch huấn luyện an toàn hàng năm, chương trình huấn luyện, và danh sách nhân viên được huấn luyện.
- Quy trình kiểm soát tài sản và hàng hoá, bao gồm sổ theo dõi hàng hoá và sổ theo dõi tài sản.
- Quy trình kiểm soát khách và nhân viên, bao gồm sổ theo dõi khách ra vào cổng và sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.
- Nội quy của bộ phận bảo vệ.
- Quy trình xử lý sự cố bảo vệ, bao gồm biên bản vụ việc.
- Phương án phòng cháy chữa cháy tòa nhà.
- Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
- Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
- Quy trình giữ xe ô tô.
- Quy trình giữ xe máy.
Tài liệu quản lý kỹ thuật tòa nhà
Công tác quản lý tòa nhà yêu cầu có những tài liệu cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả hoạt động khai thác và sử dụng tòa nhà. Trong đó, tài liệu quản lý kỹ thuật và bảo trì tòa nhà đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Những tài liệu này bao gồm:
- Quy trình sửa chữa: thông báo sửa chữa, phiếu yêu cầu sửa chữa, phương án sửa chữa, phiếu nghiệm thu sửa chữa, sổ theo dõi sửa chữa.
- Quy trình bảo trì tòa nhà: danh sách máy móc thiết bị, phiếu lý lịch máy, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng, danh mục hệ thống cơ điện lạnh, hệ thống nội thất, hệ thống vật liệu, hệ thống thân nhà, hệ thống móng nhà, hệ thống bên ngoài tòa nhà.
- Quy trình bảo hành tòa nhà: kế hoạch bảo hành tòa nhà.
- Quy trình bảo trì công trình xây dựng.
- Quy trình bảo hành công trình xây dựng.
- Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà.
- Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy.
Tài liệu về quản lý vệ sinh tòa nhà
Dưới đây là các quy định và quy trình vệ sinh và quản lý tòa nhà cần thiết:
Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà, bao gồm: kế hoạch vệ sinh khu ngoài tòa nhà, vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối đi chung của các tầng, vệ sinh khu nhà vệ sinh chung của các tầng, vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy tòa nhà, vệ sinh khu vực văn phòng, và vệ sinh khu bãi đỗ xe tòa nhà.
- Quy định quản lý rác tòa nhà.
- Quy trình vệ sinh toilet.
- Quy trình vệ sinh kính.
- Quy trình vệ sinh sàn.
- Quy trình vệ sinh thảm.
- Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh.
- Quy trình bảo dưỡng sàn.
- Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà.
Tài liệu về quản lý nhà thầu
Để quản lý tốt một tòa nhà, các cá nhân hoặc công ty quản lý cần tìm hiểu các tài liệu về quản lý nhà thầu. Các tài liệu này bao gồm:
Quy trình mua hàng và dịch vụ, bao gồm:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Biên bản giao hàng và nghiệm thu
- Biên bản thanh lý hợp đồng
Quy trình đánh giá nhà cung ứng, bao gồm:
- Bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng
- Bảng đánh giá nhà cung ứng
- Danh sách nhà cung ứng chính thức
- Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định kỳ
- Quy định về hình thức, thái độ và tác phong của nhân viên nhà thầu.
Việc nắm bắt và hiểu rõ các tài liệu này sẽ giúp các cá nhân hoặc công ty quản lý tòa nhà thực hiện công việc quản lý vận hành tòa nhà một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tài liệu về giám sát tòa nhà
- Kế hoạch giám sát và biên bản giám sát.
- Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày, phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần và báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh trong quy trình giám sát vệ sinh.
- Sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa, biên bản kiểm tra sửa chữa, danh mục thiết bị kiểm tra và biên bản đánh giá tình trạng sử dụng tài sản, thiết bị trong quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng.
- Thông báo giám sát, kế hoạch giám sát và quy trình giám sát an ninh trong quy trình giám sát khách hàng.
Tài liệu về mô tả công việc
Để quản lý tòa nhà văn phòng hoặc nhà chung cư được hiệu quả, tài liệu quản lý cần đưa ra mô tả công việc cho từng bộ phận như sau:
- Ban quản lý gồm mô tả công việc giám đốc tòa nhà và thư ký giám đốc.
- Phòng điều hành gồm mô tả công việc Trưởng phòng điều hành, nhân viên kinh doanh, nhân viên giám sát và nhân viên lễ tân.
- Phòng an ninh gồm mô tả công việc Trưởng ca bảo vệ, bảo vệ cổng chính, bảo vệ khu vực xe và bảo vệ tuần tra.
- Phòng kỹ thuật gồm mô tả công việc Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng ca kỹ thuật, nhân viên bảo trì và thư ký phòng kỹ thuật.
- Tổ vệ sinh gồm mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh và nhân viên vệ sinh.
- Tổ chăm sóc cây cảnh gồm mô tả công việc Tổ trưởng chăm sóc cây cảnh và nhân viên chăm sóc cây cảnh.
Để làm tốt công việc, các cán bộ và nhân viên trong lĩnh vực quản lý tòa nhà cần có kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn phù hợp. Vì vậy, công ty quản lý tòa nhà cần tạo điều kiện để họ tìm hiểu những tài liệu quản lý vận hành tòa nhà và được hướng dẫn cụ thể để thực hiện tốt công việc của mình.
Thêm vào đó, việc áp dụng công nghệ cũng là một cách để các công ty chuyên nghiệp hóa quá trình quản lý của mình. Sử dụng các phần mềm quản lý tòa nhà sẽ giúp cho các quy trình quản lý được thực hiện một cách thuận lợi, chính xác và dễ dàng hơn. Việc sử dụng phần mềm này giúp cho việc theo dõi và quản lý các thông tin về tòa nhà được tự động hóa và giảm thiểu sai sót do sự can thiệp của con người. Đồng thời, phần mềm quản lý tòa nhà cũng cung cấp các công cụ để theo dõi các chỉ số kinh tế; hiệu quả hoạt động và giúp quản lý tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà là một bước đi đúng đắn và cần thiết để nâng cao chất lượng quản lý và giúp tạo ra một môi trường sống tốt hơn cho cư dân trong tòa nhà.
Hy vọng bài viết hôm nay của VSC Central đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về bộ tài liệu quản lý tòa nhà, chung cư. Liên hệ với chúng tôi ngay qua hotline 0909992118 nếu bạn đang tìm một đơn vị quản lý, vận hành bất động sản chuyên nghiệp.
